Am 1. Januar 2025 findet deutschlandweit ein Paradigmenwechsel in der betrieblichen Buchhaltung statt. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegennehmen können. Ab 1. Januar 2027 sind größere Betriebe verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen; ein Jahr später gilt dies auch für kleinere. Hintergrund ist die voranschreitende Digitalisierung. „Im Bereich der Buchhaltung ist nach wie vor viel Papier im Einsatz. Dies möchte der Gesetzgeber europaweit überwinden und dabei auch Betrugsansätze eindämmen. Der Umsatzsteuerbetrug ist erheblich und wird alleine in Deutschland mit einem zweistelligen Milliardenbetrag beziffert“, erläuterte Christian Goede-Diedering (DATEV e.G.) den mehr als 150 Teilnehmern eines Webinars zu Thema, das die IHK Siegen gemeinsam mit den IHKs in Arnsberg und Hagen organisiert hatte.
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März dieses Jahres hatte der Bund die gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht geschaffen und damit die gesetzlichen Anforderungen auf EU-Ebene in nationales Recht umgesetzt. Wichtig: Die Vorgaben gelten für den Geschäftskunden- („B2B – Business-to-Business“), nicht aber für den Privatkundenbereich („B2C – Business-to-Consumer“). Neu ist bei der E-Rechnung, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm 16931 entspricht. Außerdem muss sie eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Den Anforderungen entsprechen derzeit die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Bislang überwiegend zum Einsatz kommende Rechnungen in Papierform, als PDF- oder EXCEL-Dokument entsprechen den Vorgaben für die E-Rechnung nicht.
„Generell empfiehlt sich, sämtliche E-Rechnungen ausnahmslos über eine einzige E-Mail-Adresse entgegenzunehmen. Für den Vorsteuerabzug kann es entscheidend sein, den genauen Eingangszeitpunkt der Rechnung nachzuvollziehen“, rät Christian Goede-Diedering. Ein zentrales Postfach biete nicht nur einen vollständigen Überblick, sondern ermögliche auch eine entsprechende Sicherung, einfache Prüfung und die Vergabe von Zugriffsrechten.

Ausnahmen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen

Grundsätzlich sind von den Regelungen alle umsatzsteuerpflichtigen deutschen Unternehmen betroffen. Ab 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für elektronische Eingangsrechnungen. Bis 31.12.2027 gelten für den Versand von E-Rechnungen Übergangsregelungen. Im Papierformat können Rechnungen an Geschäftskunden noch bis Ende 2026 versandt werden, 2027 gilt dies nur noch für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €. Die Übermittlung von Rechnungen in sonstigen Formaten, beispielsweise als PDF-Dokument, ist bereits ab kommendem Jahr nur noch nach entsprechender Zustimmung des Empfängers und 2027 auch dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € möglich. Grundsätzlich sind von diesen Regelungen steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinstbetragsrechnungen bis 250 € und für Verkäufe von Fahrausweisen ausgenommen.
E-Rechnungen können auch an Endkunden versandt werden, allerdings ist hierfür deren ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Die Neuerungen können gerade kleinere Unternehmen vor Herausforderungen stellen: So kann die Einführung der E-Rechnung bei begrenzten IT-Ressourcen komplex sein. „Zusätzliche Kosten und ein erhöhter Schulungsaufwand können nicht ausgeschlossen werden. Zudem muss die E-Rechnung in bestehende Buchhaltungsabläufe integriert werden. Rechtliche Anforderungen unterliegen einem Wandel, so dass Betriebe grundsätzlich gut beraten sind, sich regelmäßig über rechtliche Änderungen zu informieren“, erläutert Angelina Scherer, Existenzgründungsberaterin der IHK Siegen. Demgegenüber stünden jedoch die erheblichen Vorteile der E-Rechnung, die Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermögliche, mit dem Papierverzicht die Umwelt schone und den erheblichen volkswirtschaftlichen Folgen des Umsatzsteuerbetrugs abmindere.
Die Teilnehmer des Webinars erfuhren zudem, wie Daten systematisch gemanagt und revisionssicher im Sinn der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) archiviert werden können und welchen Mehrwert der digitale Belegaustausch für das Unternehmen bietet.
Am 8. November wird die Online-Veranstaltung in der Zeit von 10-11:30 Uhr erneut angeboten. Anmeldung unter: events.ihk-siegen.de/termine/1537/