Nr. 010: Bürokratie bremst Unternehmen und Behörden: Michael Holz (IfM Bonn) stellt zentrale Befunde bei der IHK Siegen vor

26. Februar 2026/ „90 % der Unternehmen bewerten die psychologischen Kosten von Bürokratie als hoch oder sehr hoch – noch stärker als den Zeit- und Kostenaufwand!“ Auf Einladung der IHK Siegen stellte Michael Holz vom Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) die zentralen Ergebnisse einer Untersuchung zu gewerblichen Baugenehmigungsverfahren vor. Anlass war ein Fachgespräch mit Planungsexperten aus den Städten und Gemeinden der Kreise Siegen-Wittgenstein und Olpe sowie Vertretern der beiden Kreisverwaltungen.

Michael Holz ordnete den Befund zu den „psychologischen Kosten“ in seine breitere Bürokratieforschung ein: Neben messbarem Zeit- und Kostenaufwand belasteten Unternehmen gerade Unsicherheit und Frust im Verfahren – Faktoren, die in klassischen Erhebungen oft ausgeblendet würden. Im Kern gliederte der Diplom-Volkswirt den Genehmigungsprozess in drei Phasen: Vorbereitungsphase, Hauptverfahren und Umsetzungsphase. Bereits zu Beginn seien möglichst vollständige und fachlich anspruchsvolle Unterlagen erforderlich. Fehler oder Lücken führten regelmäßig zu notwendigen Nachforderungen und Verzögerungen. Im Hauptverfahren variiere die Bearbeitungsdauer stark – abhängig von der Komplexität des Vorhabens und der Auslastung der Behörden. Mit der Genehmigung schließe die Umsetzungsphase an, in der unter anderem Bauzustandsbesichtigungen erfolgten.

Entscheidende Einflussfaktoren auf Dauer und Komplexität sind demnach: Rechtsgrundlagen, Verwaltungsverfahren, Personalausstattung, Ermöglichungskultur und nicht zuletzt die Mitwirkung der Antragsteller. Das komplexe Gefüge der Vorschriften – von Bundesrecht über Landesbauordnungen bis zu Verwaltungsvorschriften – sei vielschichtig und intransparent; häufige Änderungen ohne begleitende Umsetzungshilfen verlängerten die Entscheidungsfindung zusätzlich.

Beim Verfahrensmanagement zeigten sich große Unterschiede: Kommunen mit klaren Fristen, definierter Aufgabenverteilung und aktiver Nachsteuerung beschleunigten Verfahren messbar; fehle ein solches Management, summierten sich Wartezeiten schnell zu mehreren Wochen. Als besonders wirksam hob der Referent Bauvorantragskonferenzen hervor: Das frühe Zusammenführen von Antragstellern, Planern und beteiligten Stellen reduziere Fehler in den Unterlagen und sorge für ein gemeinsames Verständnis des Vorhabens. Auch die Digitalisierung könne den Ablauf deutlich erleichtern, vor allem durch die digitale Bauakte, die paralleles Arbeiten und transparente Statusabfragen ermögliche. In der Praxis stellten jedoch Schnittstellen zu Landesbauportalen, Authentifizierungsfragen und die Initialaufwände in den Behörden noch erhebliche Hürden dar. Während KI-Anwendungen bei Vollständigkeits- und Formprüfungen unterstützen könnten, seien Ermessensentscheidungen und Güterabwägungen auf absehbare Zeit weiter „menschliche“ Aufgaben.

Personalausstattung und Ermöglichungskultur

Als Engpass identifizierte Michael Holz die Personalausstattung der Bauämter: Absehbare Pensionierungswellen, steigende Fluktuation und der Verlust von Erfahrungswissen erschwerten pragmatische Entscheidungen. Qualifikation und regelmäßige Fortbildung seien daher ebenso wichtig wie die Ermutigung, rechtssichere Ermessensspielräume verantwortungsvoll zu nutzen.

Kommunalverwaltungen mit gelebter „Ermöglichungskultur“ – transparenter Kommunikation, schneller Erreichbarkeit und lösungsorientiertem Vorgehen – erzielten kürzere Verfahrensdauern als Verwaltungen, die primär von Vorsicht und Formalismus geprägt seien. Kommunale Führungskräfte seien gut beraten, Rückendeckung zu geben sowie klare Service- und Zeitziele zu setzen.

Am Ende seien es aber auch die Antragsteller selbst, die zur Beschleunigung beitragen könnten, etwa indem sie Beratungsangebote nutzten, frühzeitig alle relevanten Unterlagen einreichten oder zügig auf Rückfragen reagierten. Unsichere oder lange Verfahren erhöhten schließlich Projektkosten (z.?B. durch Verzögerungen, zusätzliche Gutachten oder Bereitstellungskosten) und wirkten sich negativ auf Investitionsentscheidungen aus. Eine Entwicklung, die auch Konjunkturexperte Stephan Häger von der IHK Siegen bestätigte: „Unsere Konjunkturumfrage zeigt: Bürokratische Belastungen bremsen die wirtschaftliche Entwicklung vor Ort. Viele Unternehmen verschieben Investitionen oder verlagern sie ins Ausland. Ohne spürbare Verbesserungen der Rahmenbedingungen – dazu gehören auch schnellere Verfahren – wird es keinen Investitions- und Beschäftigungsaufbau geben.“

Abschließend skizzierte Michael Holz Handlungsoptionen auf mehreren Ebenen: Recht vereinfachen und stabilisieren, praxisnahe Umsetzungshilfen bereitstellen, Prozesse durch Fristen, Checklisten und Verfahrensmanagement straffen, digitale Bauakten flächendeckend einführen, Personalqualifikation stärken und Erfahrungswissen sichern, Ermöglichungskultur fördern und Erfahrungsaustausch zwischen Bauämtern institutionalisieren. Ziel sei, die Verfahren plan- und berechenbar zu machen – zum Nutzen von Unternehmen, Verwaltungen und der regionalen Entwicklung.