Nr. 016: Gut vorbereitet ins Ausland: IHK informiert zu Chancen und Herausforderungen der Mitarbeiterentsendung

13. März 2026/ Mit großem Interesse startete die neue Webinarreihe „Mitarbeiterentsendung in Europa – Länder im Fokus“. Die Reihe, organisiert im Rahmen von NRW.Europa und dem Enterprise Europe Network gemeinsam mit den nordrhein-westfälischen Industrie- und Handelskammern, bietet Unternehmen wichtige Orientierung zu rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Anforderungen bei Auslandseinsätzen von Beschäftigten.

„Ob Projektarbeit im Nachbarland oder mehrjährige Entsendung in europäische Partnerstaaten: Mitarbeitereinsätze im Ausland gewinnen für viele Betriebe an Bedeutung – gleichzeitig steigen die Anforderungen“, erläutert Katharina Sauer, Leiterin des Referats Internationales bei der IHK Siegen. Schon im Auftaktwebinar wurde deutlich, wie komplex selbst kurzfristige Entsendungen sein können. Die Referenten von Deloitte, Christina Roth und Sebastian Buschhorn, gaben einen kompakten Überblick über steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten und erläuterten anhand konkreter Beispiele, worauf Unternehmen achten müssen.

Im Mittelpunkt standen zunächst klassische, kurzfristige Projektentsendungen. Dabei spielen vor allem die 183-Tage-Regel im Doppelbesteuerungsabkommen sowie die Frage, ob Gehaltskosten im Inland oder im Zielland getragen werden, eine zentrale Rolle. Am Beispiel einer dreimonatigen Entsendung in die Niederlande zeigten die Referenten anschaulich, wie sich Steuerpflichten je nach Interessenlage und Kostenbelastung unterscheiden.

Auch sozialversicherungsrechtlich gibt es klare Vorgaben: Für vorübergehende Tätigkeiten im EU-Ausland gilt grundsätzlich die sogenannte A1-Bescheinigung als Nachweis, dass weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes Anwendung findet. Sebastian Buschhorn betonte, dass selbst bei kurzen Dienstreisen eine Beantragung empfohlen ist – insbesondere in Ländern, in denen bei Kontrollen empfindliche Strafen drohen. Gleichzeitig wurden praxisnahe Erleichterungen, wie die Möglichkeit einer nachträglichen Ausstellung, vorgestellt.

Langzeitentsendung: Deutlich höhere Komplexität

Neben kurzfristigen Projekten wurden auch mehrjährige Entsendungen beleuchtet. Am Beispiel eines Mitarbeiters, der für drei Jahre nach Italien geht, verdeutlichten die Referenten die erheblich komplexere Situation. So ist neben der Klärung der steuerlichen Ansässigkeit und der Prüfung der wirtschaftlichen Arbeitgebereigenschaft möglicherweise auch eine Ausnahmevereinbarung nach EU-Recht erforderlich. Zudem bestehen je nach Aufenthaltsdauer sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten. „Viele Fallkonstellationen müssen einzeln geprüft werden – pauschale Antworten gibt es kaum“, betont Katharina Sauer. Die rechtzeitige, sorgfältige Vorbereitung sei entscheidend, um Risiken für Unternehmen und Beschäftigte zu vermeiden.

Die Veranstaltungsreihe unterstützt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die Dienstleistungen im europäischen Ausland erbringen möchten. Neben der Einführung in deutsche Regelungen werden in den kommenden Wochen länderspezifische Webinare angeboten – darunter zu den Niederlanden, Frankreich, Italien und weiteren europäischen Staaten. Ziel ist es, typische Stolpersteine sichtbar zu machen und praxisnahe Hinweise zu geben, wie Meldepflichten, Sozialversicherungsregelungen oder steuerliche Besonderheiten in den jeweiligen Ländern korrekt umgesetzt werden. Die kommenden Länder-Webinare bieten noch tiefergehende Einblicke und ermöglichen einen direkten Austausch mit Experten. Unternehmen können Fragen einbringen und konkrete Handlungsempfehlungen für ihre Praxis erhalten.

Außenwirtschaftsexpertin Katharina Sauer verweist zudem auf ein weiteres IHK-Angebot: Mitgliedsunternehmen können auf dem Außenwirtschaftsportal der IHK-NRW-Kammern spezifisch für das jeweilige Zielland Informationen zu Entsendungen abfragen: weltweit-erfolgreich.de/entsendung/.

Weitere Informationen und länderspezifische Termine der Webinarreihe: Webinarreihe Entsendung