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LapID Service GmbH: Compliance- Lösungen im Fuhrpark

Text von Dr. Jeanne Boerkey

Mit mehr als einer halben Mio. Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen pro Jahr führt die LapID Service GmbH deutschlandweit die meisten rechtssicheren Kontrollen durch. Das Unternehmen aus Netphen ist damit der führende Anbieter von Compliance-Lösungen im Fuhrpark. Mit den Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung nach Unfallverhütungsvorschriften (UVV) trägt LapID dazu bei, dass Fuhrparkverantwortliche ihren rechtlichen Pflichten einfach und sicher nachkommen können. Davon zeugen Auszeichnungen wie TOP Innovator (2014) und der INNOVATIONSPREIS-IT (2017).

›› „Seit 2006 sorgen wir als erster Anbieter mit einer patentierten Technologie für eine sichere und effiziente Führerscheinkontrolle in Unternehmen. Unser Ziel ist es, diese Rechtssicherheit auf viele fuhrparkrelevante Themen auszuweiten, seien es Unfallverhütungsvorschriften oder sonstige Fragen der Halterhaftung. Als Nebeneffekte können unsere Kunden nachts nicht nur ruhiger schlafen, sondern wir sorgen gleichzeitig für einen Beitrag zu mehr Sicherheit auf der Straße“, erklärt LapID-Geschäftsführer
Jörg Schnermann. Außerdem informiert das Unternehmen in seinem Fuhrparkblog regelmäßig über aktuelle und wissenswerte Aspekte rund um das Fahrzeugmanagement.

Heute ist jeder Betrieb mit einem eigenen Fuhrpark gesetzlich verpflichtet, die Fahrer seiner Fahrzeuge zu kontrollieren und zu unterweisen. Sonst drohen unter anderem Bußgelder und Haftungsverlust der Versicherungen. Dies gilt sowohl für große als auch für kleine Unternehmen. Denn sobald ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird, muss eine Firma durch regelmäßige Kontrollen nachweisen, dass der Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist und zudem eine jährliche Fahrunterweisung
erhält. Die rechtliche Grundlage zur Führerscheinkontrolle ist unter anderem im Straßenverkehrsgesetz (StVG) § 21 geregelt, und entsprechend anwaltlichen Empfehlungen
haben sich Kontrollen im mindestens halbjährlichen Rhythmus etabliert. Die Grundlage zur jährlichen Fahrunterweisung liegt in den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) der
Berufsgenossenschaften, insbesondere im Arbeitsschutzgesetz und in der DGUV-Vorschrift 70. Dabei müssen Kontrollen und Unterweisungen lückenlos dokumentiert werden, denn nur so ist ein rechtssicherer Nachweis möglich. Dieser Nachweis kann einen großen Aufwand für das Unternehmen darstellen. Denn solche Kontrollen, Unterweisungen sowie deren Dokumentationen kosten das Unternehmen Zeit und Geld. Die effiziente Lösung von LapID lautet: elektronische Führerscheinkontrolle und Fahrunterweisung per E-Learning.

Um die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark zu automatisieren, bietet die LapID Service GmbH drei verschiedene Kontrollmethoden an: das RFID-Siegel (stationsbasierte Kontrolle an deutschlandweit über 1200 Prüfstationen), die Driver App (Selbstkontrolle durch den Fahrer, zeit- und ortsunabhängig via Smartphone) und die Manager App (Sichtkontrolle durch eine autorisierte Person im Fuhrparkmanagement). Durch die mögliche Kombination dieser Kontrollmethoden kann für jeden Fuhrpark eine individuelle Lösung definiert werden. Lästige Zettelwirtschaft und das manuelle Ausfüllen von Formularen gehören damit der Vergangenheit an, denn Fahrer werden automatisch an die Durchführung der nächsten Kontrolle und Unterweisung erinnert. Ähnliches gilt für die Fahrerunterweisung nach UVV, bei der ein Arbeitgeber verpflichtet ist, seine
Beschäftigten ausreichend und angemessen hinsichtlich Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen – unabhängig davon, ob es sich bei einem Firmenfahrzeug um einen fest zugewiesenen Dienstwagen oder ein Probefahrzeug handelt. Die LapID Service GmbH bietet hierfür ein zertifiziertes E-Learning-System an, das den Richtlinien der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung entspricht. Damit können Dienstwagenfahrer die Unterweisung jederzeit durchführen. Voraussetzung hierfür ist lediglich ein Computer mit Internetzugang. Erinnerungen an die nächste Unterweisung werden automatisch durch das LapID-System versendet. Die Dokumentation der Unterweisung erfolgt ebenfalls automatisiert. Das System zeichnet sich durch interaktive Lerninhalte aus – unterstützt durch Audio-Elemente und einen integrierten Abschlusstest
zur Wissensüberprüfung. So können sich die Kunden lästiger administrativer Aufgaben entledigen. Sie sparen dadurch Zeit und letztlich auch Geld.

Der Unternehmenserfolg der Kunden steht im Fokus des Netphener Unternehmens. Gleichzeitig ist er auch die Basis für den Erfolg von LapID. „Seit 13 Jahren bedienen wir mit 34 Mitarbeitern deutschlandweit deutlich über 2000 Kunden aus allen Branchen. Pro Jahr führen 250.000 Nutzer über 500.000 Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen mit unseren Lösungen durch“, berichtet Jörg Schnermann stolz. Nicht alle Unternehmen sind offen für die zunehmende Digitalisierung. Viele sind skeptisch bei der betriebsinternen Einführung von Apps, denn sie fürchten, dass fehlende Datensicherheit dem Unternehmenserfolg schaden könnte. Schließlich möchte
sich niemand gerne von der Konkurrenz in die Karten schauen lassen. Doch LapID macht keine Geschäfte mit den Daten der Kunden. Stattdessen gibt es sowohl mit als auch ohne Apps Lösungen, die die Datensicherheit der Kunden gewährleisten. Denn die steht bei LapID im Mittelpunkt. „Die sichere Verarbeitung der Daten genießt bei uns höchste Priorität. Sichere Auftragsdatenverarbeitung und gelebter Datenschutz zeichnen uns besonders aus“, unterstreicht Schnermann. Die LapID Service GmbH bietet ihren Kunden eine rechtssichere Lösung, die sie entlastet und alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt. Dies spiegelt sich auch in der dritten erfolgreichen Zertifizierung der Auftragsdatenverarbeitung durch den TÜV Süd in Folge wider. Doch nicht nur die Kunden, sondern auch die Mitarbeiter stehen bei LapID im Fokus. Jörg Schnermann: „Als marktführender Mittelständler bieten wir ein sehr agiles Umfeld, in dem jedes Teammitglied unmittelbar zum Erfolg beiträgt. Dies bietet zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten für jeden – sowohl persönlich als auch karrieretechnisch. Zugleich ist das sicher nicht für jeden das passende Umfeld. Denn wir erwarten von jedem Teammitglied, etwas bewegen zu wollen und offen für Veränderungen zu sein.“ Hierfür gibt es vielseitige Beispiele, etwa die Umstellung auf neue Systeme wie
Hubspot, Slack und Docker oder den Umzug in ein neues Open-Space-Konzeptbüro.“ Die Mitarbeiter sehen dies positiv. Martin Zöller ist Softwareentwickler bei LapID. Er erklärt, warum er hier tätig ist: „Nach dem Studium war es mir wichtig, ein Unternehmen zu finden, bei dem ich in einem dynamischen Team neue Erfahrungen sammeln kann. Ich bin froh darüber,

LapID schafft es also im Umgang mit seinen Mitarbeitern, eine gute Arbeitsumgebung zu bieten. Dies ist ein Wechselspiel, das zu besseren Leistungen führt, wie Anna Lena Hartmann, Content Marketing & Communications Managerin, erklärt: „Die Motivation unserer Kollegen in der Soft- und Hardwareentwicklung spiegelt sich regelmäßig in Innovationen wider.“ Die dafür erhaltenen Auszeichnungen sieht das Unternehmen als Ansporn, auch in Zukunft mit innovativen Entwicklungen zu überzeugen. Der Ansatz ist ganzheitlich. Nicht nur die Arbeitsinhalte sind bei den Mitarbeitern Thema, sondern auch die Work-Life-Balance. „Job und Familie unter einen Hut zu bekommen, ist nicht immer einfach. Glücklicherweise nimmt unser Unternehmen die Situation seiner Mitarbeiter wahr. Hier bekomme ich die Möglichkeit, bei Veränderungen das Gespräch
zu suchen und eine für beide Seiten adäquate Lösung zu finden. Erst jetzt habe ich meine Arbeitszeit erhöhen und so legen können, wie es für das Unternehmen und mich am
besten passt“, sagt Petra Hayn, Sales Consultant. Auch Anna Lena Hartmann freut sich über die Rahmenbedingungen, die ihre Arbeit erleichtern: „Wir sind hier zwar ein kleines Team, in dem jeder einmal mit anpacken muss. Dafür wird man umso mehr wertgeschätzt und gefördert. Eigene Ideen und Vorschläge sind gerne gesehen, und es herrscht eine lockere Arbeitsatmosphäre.“

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