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E-Vergabe

Der Markt der öffentlichen Aufträge in Deutschland umfasst ca. 250 Milliarden Euro. Die Palette der Waren und Dienstleistungen, die die öffentliche Hand beschaffen muss, reicht vom Bleistift über Fahrzeuge bis zu Straßen und Gebäuden. Durch die so genannte E-Vergabe, also die Abwicklung der Ausschreibungen via Internet, können öffentliche Aufträge vereinfacht und damit kostengünstiger abgewickelt werden.

Immer mehr Vergabestellen veröffentlichen ihre Ausschreibungen auch online – sei es als einfache Auflistung der aktuellen Ausschreibungsvorhaben auf einer Rubrik ihrer Website oder als komfortable Datenbank. Der Dschungel im deutschen Ausschreibungsdickicht wird damit zwar auf den ersten Blick nicht gebändigt; schließlich muss man zunächst die individuell relevanten Webadressen ausfindig machen. Es wird aber leichter, nach Ausschreibungen zu recherchieren, wenn man nicht erst viele Seiten Papier durchblättern muss, um auf ein interessantes Projekt zu stoßen. Mit Hilfe der Suchfunktionen nach Leistung, CPV-Code, Verschlüsselungscode (CPV), Angebotsfrist oder Ort der Leistung kann der Bieter von vornherein die für ihn in Frage kommenden Ausschreibungen herausfiltern; auch die Erstellung von Suchprofilen ist möglich. Unterstützung gewähren hierbei besondere Diensteanbieter. Auf europäischer Ebene ist der elektronische Ausschreibungsdienst der Europäischen Union interessant, in dem alle öffentlichen Ausschreibungen der Mitgliedstaaten, die den Schwellenwert von 200.000 Euro für Lieferungen und Leistungen (Bau: fünf Millionen Euro) übersteigen, zentral zusammengeführt sind.

Die Online-Veröffentlichung von Ausschreibungen birgt noch ganz andere Potenziale: Während sich einige Vergabestellen auf die reine Bekanntmachung beschränken, bieten andere die komplette Abwicklung des Verfahrens via Internet an. Nur die letztere Variante ist geeignet, die hohen Transaktionskosten in der Verwaltung zu reduzieren.

Zeit und Geld sparen

Die Vorteile der E-Vergabe liegen auf der Hand – und lassen den herkömmlichen Ablauf eines Ausschreibungsverfahrens geradezu vorsintflutlich erscheinen: Sowohl die Bestellung als auch der Bezug der Verdingungsunterlagen erfolgen elektronisch. Der Bieter schickt sein Angebot mit allen Anlagen online an die Vergabestelle, wo die Angebote zur gegebenen Frist geprüft und gewertet werden. Die Vergabestelle benachrichtigt die Bieter elektronisch und erteilt auch den Zuschlag elektronisch. Bieter und Auftraggeber sparen dank elektronischem Workflow Zeit und Geld. Und das Medium Internet bringt weitere Vorteile mit sich: Die Ausschreibungen können tagesaktuell veröffentlich werden. Der Bieter kann sich von einem elektronischen Angebotsassistenten durch das Verfahren leiten und auf die nächsten Schritte aufmerksam machen lassen. Nebenbei profitieren auch die Vergabestellen von elektronischen Hilfsmitteln bei der Angebotsauswertung.

Sicher ist sicher

Aber wie werden bei solch sensiblen Prozessen Vertraulichkeit und Rechtssicherheit gewährleistet? Diese Anforderungen erfüllt die „qualifizierte elektronische Signatur”, die auch in anderen Bereichen als Ersatz für die handschriftliche Unterschrift anerkannt ist. Um an dem Vergabeverfahren teilhaben zu können, müssen also Vertreter des Bieterunternehmens über eine individuelle Signaturchipkarte verfügen, wie sie zum Beispiel bei zahlreichen deutschen Industrie- und Handelskammern beantragt werden kann. Die erforderliche Ausstattung (bestehend aus individueller Signaturchipkarte, Software und Kartenlesegerät) kostet 237 Euro zzgl. Mehrwertsteuer und kommt an verschiedenen Stellen des Vergabeverfahrens zum Einsatz:

Zunächst muss man sich als User registrieren lassen. Hier kommt die Funktion der Signatur als „Personalausweis fürs Internet” zum Tragen, weil man sich damit identifiziert und die Signaturkarte dann auch bei jedem Zugriff auf die Plattform als Authentifizierungsmethode, also als Alternative zum Passwortverfahren benutzt. Im weiteren Verlauf wird dann die gesamte Kommunikation zwischen Bieter und Auftraggeber – Anforderung und Versand der Verdingungsunterlagen, Angebotsabgabe, Benachrichtigungen der Vergabestelle incl. Zuschlagserteilung – signiert und verschlüsselt übertragen und wo nötig mit einem elektronischen Zeitstempel versehen.

Nur noch eine Frage der Akzeptanz

Obwohl die rechtlichen Voraussetzungen für die E-Vergabe auf europäischer und nationaler Ebene frühzeitig geschaffen wurden, erblickte das erste E-Vergabe-Projekt des Bundes – die Beschaffung von 50 PDAs – erst am 2. Mai 2002 das Licht der Welt. Bis heute sind das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums, das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung und die Bundeswehr die einzigen Bundesinstitutionen, die einen Teil ihrer Aufträge über die offizielle E-Vergabe-Plattform des Bundes elektronisch abwickeln. Zu berücksichtigen ist dabei, dass über die E-Vergabe-Plattform publizierte Ausschreibungen auch von Anfang an oder im Laufe des Verfahrens auf dem Papierweg bearbeitet werden können. Mit anderen Worten: Es besteht weder ein Recht noch eine Pflicht des Bieters, an elektronischen Ausschreibungsverfahren teilzunehmen. Tatsächlich wählen erst relativ wenige Bieter die Online-Option – obwohl sich gleichzeitig aus Studien ergibt, dass Unternehmen die E-Vergabe grundsätzlich als besonders interessante, weil umsatzgenerierende E-Government-Dienstleistung befürworten.

Das Beschaffungsamt im Bundesinnenministerium plant, im Rahmen einer Experimentierklausel künftig einige Ausschreibungen nur elektronisch abzuwickeln, um die Akzeptanz des Projektes zu erhöhen. Es greift damit den Planungen der Bundesregierung vor, im Jahre 2005 nur noch elektronische Vergabeverfahren zuzulassen. Auf europäischer Ebene soll der Weg bereits jetzt dafür geebnet werden, dass die ausschließlich elektronische Abwicklung von Ausschreibungen rechtlich zugelassen wird. Wer dann die E-Vergabe-Plattformen ignoriert, lässt sich vielleicht interessante Aufträge entgehen.

Annette Karstedt-Meierrieks, DIHK
Annette Floren, DE-CODA GmbH

Informationen und individuelle Beratungen führen die Auftragsberatungsstellen durch: (www.abst.de).

Übersicht von überregionalen Online-Ausschreibungs-Datenbanken

Der Zugang ist teilweise kostenpflichtig. Nicht alle Datenbanken bieten bereits heute die Online-Abwicklung des kompletten Vergabeverfahrens an.

Ausschreibungs-ABC: www.vergabe24.de

Gemeinsamer Recherchedienst nach öffentlichen Ausschreibungen der Staatsanzeiger und Ausschreibungsblätter einiger Bundesländer. Benutzung kostenpflichtig.

Bi Online: www.bi-online.de Datenbank mit bundesweiten Ausschreibungen für Bau-, Liefer-, Dienstleistungsaufträge und Planungsleistungen. Benutzung kostenpflichtig.

E?Vergabe-Plattform Bund: www.evergabe-online.de Online-Ausschreibungen des Beschaffungsamtes im Bundesinnenministerium, der Bundeswehr und des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung und voraussichtlich zukünftig noch weiterer Vergabestellen (Basis-Komponente BundOnline 2005).

Mit  Hilfe der e-Vergabe-Plattform wickelt das Beschaffungsamt nahezu sämtliche Vergabeverfahren bundes- und europaweit ab.

Auch die Angebotszuschläge, die Vertragsabschlüsse und der übliche Geschäftsverkehr werden online abgewickelt. Benutzung kostenfrei, Signaturausstattung erforderlich.

Subreport Online: www.subreport.de Umfangreiche branchenübergreifende Ausschreibungsdatenbank. Benutzung kostenpflichtig. Subreport verfügt darüber hinaus über eine Online- Kommunikationsplattform für den kompletten digitalen Vergabeprozess („Subreport Elvis”).
Vergabereport: www.vergabereport.de Das Portal umfasst zwei Datenbanken (Deutschland, Europa) mit öffentlichen und in geringem Umfang auch größeren privaten Ausschreibungen. Zugang kostenpflichtig.

TED Tenders Electronic Daily: http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do Elektronische Version des Supplement S des Amtsblattes der Europäischen Gemeinschaft. Kostenfreier Zugang auf Ausschreibungen von Vergabestellen in den Mitgliedstaaten der EU für Leistungen, die oberhalb der Schwellenwerte der EG-Vergaberichtlinien liegen.

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