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Elektronische Rechnung: Was Unternehmen beachten müssen

Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Zukünftig sind im B2B-Bereich bestimmte Rechnungsformate (zum Beispiel als PDF oder in Papierform) nicht mehr zulässig.

Durch das Wachstumschancengesetz wurde die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, durch den in Deutschland jährlich ein Schaden im zweistelligen Milliardenbereich entsteht. Dafür plant das Bundesministerium der Finanzen (BMF), zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Das BMF orientiert sich dabei an den Vorgaben der EU, sodass die Meldungen sowohl für nationale als auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze möglichst einheitlich erfolgen. Entsprechend orientieren sich die Vorgaben für die E-Rechnung an der Richtlinie EN 2014/55/EU und der darauf beruhenden Norm CEN 16931.

 

„Sonstige Rechnungen“ und „E-Rechnungen“

Zukünftig wird zwischen den „sonstigen Rechnungen“ und den E-Rechnungen unterschieden:

Unter den Begriff der „sonstigen Rechnung” fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG etc.) übermittelt werden. Die neue Definition der „E-Rechnung“ ist verändert worden, sie ist jetzt enger: Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So werden fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig, Rechnungen können schneller und komfortabler erstellt werden, der Papierverbrauch sinkt, Portokosten entfallen. Die E-Rechnung ist im bundesdeutschen Recht in § 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UstG n.F. definiert. Sie muss den Vorgaben der Europarichtlinie 2014/55/ EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entsprechen.

Hier eine Übersicht, welche Art Rechnung zukünftig als E-Rechnung angesehen wird:

Definition E-Rechnung gem. der EU-Richtlinie 2014/55/EU: Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht

Art der Rechnung

E-Rechnung ja oder nein?

Papierrechnung, d.h. bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Keine E-Rechnung, auch nicht nach Scan oder digitalem Foto davon.

PDF-Rechnung: Sie wird in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.

Keine E-Rechnung, da sie keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

                                                         

E?Rechnung im Standard XRechnung

Ist eine Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

ZUGFeRD: Branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch.

Das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 entspricht der EU-Richtlinie.

EDI-Rechnungen

Können (nur) noch bis zum 31.12.2027 unverändert benutzt werden.

Andere Formate

Können zulässig sein, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen.

 

Empfang von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 werden alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich unabhängig von ihrer Größe zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Die technische Möglichkeit zum Empfang der E-Rechnung ist daher von allen Unternehmen einzurichten.

Grundsätzlich gilt diese Vorgabe nicht im B2C-Bereich (Unternehmen zu Privatpersonen). Aber auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.

 

Ausstellung/Versand von E-Rechnungen

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) – unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird zeitlich gestaffelt:

  • Ab dem 1. Januar 2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, es muss es aber nicht.
  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2027 werden zunächst alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 € betragen hat.
    Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter diesem Schwellenwert können noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen.
  • Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für Leistungen im B2B-Bereich ausstellen, auch Kleinunternehmer.

Art des Rechnungsversandes

2025

2026

2027

2028

Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz von über 800.000 €.

Ja

Ja

Nein, nur noch Versand von E-Rechnungen zulässig

Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €.

Ja

Ja

ja

Nein

Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers

Ja

Ja

ja

Nein

E-Rechnung (konform zu EN 16931)

Ja

Ja

ja

Ja

 

Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) weiterhin als „sonstige Rechnungen" im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.

 

Hinweis:

Der B2C-Bereich (Unternehmen zu Privatpersonen) ist von der aktuellen E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

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Ansprechpartner

Tanja Wagener

Tel: 0271-3302150
Fax: 0271 3302400
E-Mail

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