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Erstattung ausländischer Vorsteuern

Stand: Januar 2016

1. Möglichkeiten der Erstattung von ausländischer Umsatzsteuer

Die zunehmende Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs führt dazu, dass immer häufiger deutsche Unternehmen auch im Ausland tätig werden. Mitarbeiter fahren zu Messen und Ausstellungen oder übernachten aus sonstigen Gründen geschäftlich im Ausland, die Lkw's deutscher Speditionen werden im Ausland voll getankt. In diesen wie in anderen Fällen kommt es dazu, dass das deutsche Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet wird. Diese Umsatzsteuer kann anders als bei inländischen Rechnungen nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden. Häufig ist nicht bekannt, dass es für eine erhebliche Anzahl von Ländern die Möglichkeit gibt, diese ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des so genannten "Umsatzsteuervergütungsverfahrens" erstattet zu bekommen. Innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedsstaaten. Außerhalb der Europäischen Union hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht. Dies ist leider nur teilweise der Fall. Weitere Informationen dazu finden Sie im Internetangebot des Bundeszentralamts für Steuern. Den Weg dorthin finden Sie über  die seitliche Servicespalte neben dem Text.

2. Materielle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Vergütungsverfahrens

Das Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Weiter ist zu beachten, dass ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren beanspruchen will, in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und auch selbst keine steuerbaren, die Registrierung auslösenden Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben darf. Insoweit geht das Erfordernis, sich dann ggf. umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor. Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dabei allerdings in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten "reverse-charge-Verfahrens" die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.

Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. In einer Reihe von Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind. Diese wirken auch im Vergütungsverfahren.

Für die Antragsabwicklung ist seit 1. Januar 2010 zwischen Anträgen in Drittlandsstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden:

3. Anträge ins Drittland

  • Antrag
    Die Antragsstellung erfolgt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierfür vorgesehenen Antragsformular. Ein Großteil der Anschriften der Erstattungsbehörden nebst Antragsformularen finden Sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Den Weg dorthin finden Sie über die seitliche Servicespalte neben dem Text. Zu beachten, ist, dass das Formular in der jeweiligen Landessprache bzw. vom Land zugelassenen Sprachen ausgefüllt wird.
  • Vergütungszeitraum
    Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.
  • Originalrechnungen
    Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen in der Regel durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.
  • Unternehmerbescheinigung
    Der Antragsteller hat durch eine Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachzuweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die Bescheinigung hat ein Jahr Gültigkeit ab Ausstellungsdatum. Ein Muster der Bescheinigung ist beim Bundeszentralamt für Steuern über die seitliche Linkliste abrufbar.
  • Mindestbetrag
    In den einzelnen Mitgliedstaaten gibt es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen.
  • AntragsfristEin Antrag auf Vergütung muss bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein.

Vorsicht: Diese Frist ist derzeit kürzer als die Frist für EU-Anträge!

  • Dauer des Verfahrens
    Grundsätzlich soll die zuständige Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden. In der Praxis hat sich erwiesen, dass in einigen Ländern erheblich längere Zeiträume bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages abzuwarten sind. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

4. Anträge in Mitgliedstaaten der Europäischen Union

Durch die am 12. Februar 2008 verabschiedete Richtlinie 2008/9/EG wurden die Mitgliedstaaten verpflichtet, mit Wirkung ab 1. Januar 2010 verschiedene Änderungen bezüglich des Umsatzsteuervergütungsverfahrens zu erlassen. Im Wesentlichen betreffen diese Änderungen Verfahrensvereinfachung. Dazu gehören unter anderem:

  • die Verlängerung der Antragsfrist bis 30. September des Folgejahres (früher 30. Juni),
  • die Einrichtung eines elektronischen Portals in jedem Mitgliedstaat, über das die in diesem Land ansässigen Unternehmen ihre Erstattungsanträge an die anderen Mitgliedstaaten einreichen können; zu dieser elektronische Abwicklung des Verfahrens gehört auch, dass es ausreichen soll, Rechnungskopien elektronisch vorzulegen
  • die Einführung einer viermonatigen Bearbeitungsfrist, bei deren Überschreitung eine Verzinsung einsetzt.

In Deutschland wurde dieses elektronische Antragsportal beim Bundeszentralamt für Steuern eingerichtet. Details zu dem hierüber einleitbaren Antragsverfahren finden Sie beim Bundeszentralamt für Steuern über die seitliche Linkliste.

Danach gilt für Antragstellungen ab 1. Januar 2010 folgendes:

  • Antragstellung/Einleitung des elektronischen Verfahrens

Ein im Inland ansässiger Unternehmer, dem in einem anderen Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bei der zuständigen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Beantragt der Unternehmer die Vergütung für mehrere Mitgliedstaaten, ist für jeden Mitgliedstaat ein gesonderter Antrag zu stellen.

Anträge auf Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung dem BZSt zu übermitteln (§ 18g UStG). Informationen zur elektronischen Übermittlung sind auf den Internetseiten des BZSt (www.bzst.de) abrufbar. Der Antragsteller muss authentifiziert sein. In dem Vergütungsantrag ist die Steuer für den Vergütungszeitraum zu berechnen.

  • Antragsfrist
    Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Für die Einhaltung der Frist nach Satz 1 genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt.


Mindestbetrag

Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.

  • Antragsinhalt
    Der Unternehmer hat in dem Vergütungsantrag Folgendes anzugeben:
  • den Mitgliedstaat der Erstattung;
  • Name und vollständige Anschrift des Unternehmers;
  • eine Adresse für die elektronische Kommunikation;
  • eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht;
  • den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht;
  • eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat, mit Ausnahme bestimmter steuerfreier Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG), von Umsätzen, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, oder innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG;
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (StNr.) des Unternehmers;
  • seine Bankverbindung (inklusive IBAN und BIC).

Neben diesen Angaben sind in dem Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:

  • Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers;
  • außer im Falle der Einfuhr die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer;
  • außer im Falle der Einfuhr das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung;
  • Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments;
  • Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung;
  • Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung; Seite 14
  • ggf. einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz;
  • Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern:

    1 Kraftstoff;
    2 Vermietung von Beförderungsmitteln;
    3 Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen);
    4 Maut und Straßenbenutzungsgebühren;
    5 Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel;
    6 Beherbergung;
    7 Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen;
    8 Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen;
    9 Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen;
    10 Sonstiges. Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.

Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, hat der Unternehmer zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer zu machen, soweit dies auf Grund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.

  • Rechnungskopien
    Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1 000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer - elektronische - Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente dem Vergütungsantrag beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht. Die Dateianhänge zu dem Vergütungsantrag dürfen aus technischen Gründen die Größe von fünf MB nicht überschreiten.
  • Tätigkeitsbeschreibung
    Der Unternehmer hat in dem Antrag eine Beschreibung seiner unternehmerischen Tätigkeit anhand des harmonisierten Codes vorzunehmen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.

    Der Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben in dem Vergütungsantrag verlangen. Informationen über die Antragsvoraussetzungen der einzelnen Mitgliedstaaten sind auf den Internetseiten des BZSt (www.bzst.de) abrufbar.
  • Prüfung der Zulässigkeit durch das Bundeszentralamt

Die dem BZSt elektronisch übermittelten Anträge werden vom BZSt als für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zuständige Behörde auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Dabei hat das BZSt ausschließlich festzustellen, ob

  1. die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Steuernummer zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
  2. der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.
  • Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung

Stellt das BZSt nach Durchführung der Vorprüfung fest, dass der Antrag insoweit zulässig ist, leitet es diesen an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weiter. Mit der Weitergabe des Antrags bestätigt das BZSt, dass

  • die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. bzw. StNr. zutreffend ist und
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Die Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung hat innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags zu erfolgen.

  • Übermittlung einer Empfangsbestätigung

Das BZSt hat dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags zu übermitteln.

Hinweis: Detaillierte Informationen zum neuen Vergütungsverfahren finden Sie auch beim Bundeszentralamt für Steuern über die seitliche Linkliste.

5. Hilfestellungen bei der Abwicklung von Vorsteuervergütungsanträgen

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln. Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie nach Ländern sortiert im Internet unter www.ahk.de

Daneben bieten verschiedene Dienstleister professionelle Hilfe an sowie spezialisierte Steuerberater/innen. Eine Expertensuche für die Abwicklung der Vergütungsverfahren im Ausland bietet unter anderem der Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer Stuttgart. Hier können unter dem Arbeitsgebiet "Vorsteuer-Erstattung Ausland" vor Ort entsprechende Spezialisten recherchiert werden. Den Steuerberater-Suchdienst finden Sie hier: Steuerberatersuchdienst.

Bitte beachten Sie: Die Informationen in dieser IHK-Information wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammen gestellt. Eine Haftung für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.

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