• Newsletter-Anmeldung
    • Icon Kontrast ändern Icon Schrift verkleinern Icon Schrift vergrößern

    PDF wird generiert
    Bitte warten!

    FAQ zum Online-Portal

    Mit dem Online-Portal bietet die IHK Siegen Betrieben, Ausbildern, Auszubildenden und Prüfern eine Plattform, über die viele Ausbildungs- und Prüfungsangelegenheiten bequem abgewickelt werden können. Das Portal wird fortlaufend weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Zielgruppen angepasst. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir hier zusammengefasst.

    Wie erhalte ich Zugangsdaten?

    Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Alternativ können Unternehmen diese auch online beantragen. Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden erstellen.Ausbilder erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen. Ausbildungsbeauftragte erhalten die Zugangsdaten automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis gesendet wird. Die Zugangsdaten werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses Auszubildenden und auch für andere Auszubildende verwendet werden.Prüferinnen und Prüfer erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Ansprechpartner bei der IHK.

    Wie lege ich als Aubildungsbetrieb einen Account für einen Ausbilder an?

    Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Ausbilder/-innen aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Ausbilder/-innen freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

    Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?

    Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen werden. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Auszubildenden freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

    Wo melde ich mich an?

    Unter folgenden Links ist eine Anmeldung im Ausbildungsportal möglich:

    Hinweis: Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder und Prüfer, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

    Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

    Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ neue Zugangsdaten erstellen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.

    Auszubildende müssen ihre Azubinummer (Identnummer) eingeben, um einen Link zur Änderung des Passworts anfordern zu können.

    Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen

    Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.

    Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ hinzugefügt. Hierzu können die bei der IHK hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden und hinzugefügt werden.

    Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.

    Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung

    Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

    Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske (Login als Ausbildungsbetrieb) anmelden und wählen dann den zu vertretenden Account aus.

    Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ und den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.

    Tipp: Wenn Sie nach erfolgtem Login die Meldung „Sie sind nicht als Ausbildungsbetrieb registriert.“ erhalten, sind Sie als Vertreter/-in angemeldet. In diesem Fall nutzen Sie bitte das oben beschriebene Verfahren.

    Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

    Bei der Anmeldung im Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.

    Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.

    Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Dokumente“ öffnen.

    Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.

    Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

    Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2017 bis 31. Juli 2018) angeben.Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, so dass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.

    Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Online-Portal), sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel durch Word oder pdf).

    Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?

    Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch setzen des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung ist jeweils pro Ausbildungsberuf möglich und vorab für alle Betriebe aktiviert.

    Ist das Häkchen nicht gesetzt, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.

    Wird bei „Erinnerungsmail versenden“ ein Häkchen gesetzt, werden für alle Ausbildungsverhältnisse ab dem 01.08.2018 automatische Erinnerungs-E-Mails versendet, wenn Auszubildende nicht alle Nachweise erfasst haben oder durch die Ausbilder beziehungsweise Ausbildungsbeauftragten noch nicht alle Ausbildungsnachweise genehmigt oder abgelehnt wurden.

    Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?

    Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.

    Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden.

    Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt „Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen.

    Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung durch den Auszubildenden freigegeben.

    Wie kann ich einen Ausbildungsberuf für den IHK-Ausbildungsatlas freigeben?

    Ausbildungsbetriebe können die Ausbildungsberufe über das IHK-Online-Portal pflegen und veröffentlichen. Im Ausbildungsatlas werden nur Ausbildungsbetriebe angezeigt, die einer Veröffentlichung zugestimmt haben.

    Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Prüfung angemeldet ist?

    Ausbildungsbetriebe:

    Im Online-Portal können Ausbildungsbetriebe über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ und Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Sommer 2019) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet. Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.


    Prüfungsteilnehmer:

    Im Online-Portal können Auszubildende und Umschüler über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Eintragungen zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen. Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK vor.

    Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?

    Über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ können die Prüfungsergebnisse des Auszubildenden eingesehen werden.Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche „Ergebnisse anzeigen“ auch eine Ergebnisansicht aller Auszubildenden dieses Prüfungstermins abgerufen werden.

    Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nicht mehr einsehen.

    Wie erfasse ich einen digitalen Ausbildungsvertrag? 

    Über den untenstehenden Link erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie bei der Erfassung eines digitalen Ausbildungsvertrages mit Hilfe des Vertragsassistenten vorgehen.

    Anleitung

    Wie viele Fehltage darf ich zum Zeitpunkt der Prüfungsanmeldung haben?

    Die Zulassung zur Prüfung ist immer eine Einzelfallentscheidung. Daher kann grundsätzlich keine genau Anzahl an Fehltagen genannt werden, mit der ein Auszubildender/ eine Auszubildende nicht zur Prüfung zugelassen wird. Die Anzahl der Fehltage wird bei der Anmeldung zur Prüfung abgefragt und sofern die Anzahl 10% der bisher zurückgelegten Ausbildungszeit übersteigt müssen sowohl der Ausbildungsbetrieb als auch der Auszubildende/ die Auszubildende eine Stellungnahme abgeben. Aus dieser Stellungnahme muss hervorgehen, dass trotz der Fehltage alle notwendigen Ausbildungsinhalte vermittelt bzw. nachgeholt wurden. 

    Wo kann ich die Prüfungsanmeldung vornehmen?

    Ausbildungsbetriebe:
    Im Online-Portal können Ausbildungsbetriebe über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ und
    Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Frühjahr 2021) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet.
    Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

    Prüfungsteilnehmer:
    Im Online-Portal können Auszubildende und Umschüler über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Eintragungen zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen.
    Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK vor.
    Wer kann den Auszubildenden zur Prüfung anmelden?
    Die Prüfungsanmeldung kann ausschließlich über den Account vom Ausbildungsbetrieb vorgenommen werden. Ausbildungsbetriebe werden per E-Mail informiert,
    welche Prüfungsteilnehmer für die Abschlussprüfung angemeldet werden können. Die Benachrichtigung wird an die im Online-Portal durch den Betrieb hinterlegte E-Mail-Adresse versandt.

    Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen.
    Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung.

    Kann auch der Ausbilder die Prüfungsanmeldung vornehmen?

    Falls ein Ausbilder die Prüfungsanmeldung bearbeiten soll, kann der Ausbildungsbetrieb un- ter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ eine Vertretung für den Account hinterlegen.
    Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder oder Prüfer, voraus.
    Besteht für den Ausbilder noch kein Account, können Sie den Account unter dem Menüpunkt Ausbilder/-in nach Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse anlegen.
    Anschließend können Sie dann die Vertretungsberechtigung über den Menüpunkt „Profil – Vertretung“ vergeben.

    Können auch weitere Personen (z. B. Personalabteilung) die Anmeldung vornehmen?

    Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, wird dies über den Link „Firmenmitarbeiter/in als Vertreter/in hinterlegen“ vorgenommen.
    Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten.
    Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
    Alternativ können Sie intern auch die Zugangsdaten für den Betrieb weitergeben. Aus Datenschutzgründen empfehlen wir anschließend das Passwort zu ändern.
    Hinweis: Bitte beachten Sie aus Datenschutzgründen, dass die Person dadurch einen kompletten Zugriff auf den Account des Ausbildungsbetriebes erhält!

    Was ist bei Wiederholungsprüfungen zu beachten?

    Handelt es sich bei der Prüfungsanmeldung um die Anmeldung zu einer Wiederholungsprüfung, so muss der Prüfungsteilnehmer diese nur in den nicht bestandenen Fächern ablegen,
    für die bereits bestandenen Fächer ist er von der Prüfung befreit. Möchte der Prüfungsteilnehmer bereits bestandene Fächer wiederholen, so können diese angekreuzt werden.
    Achtung: Prüfungsteilnehmer, die ohne einen Ausbildungsbetrieb an der Prüfung teilnehmen, setzen sich bitte mit der IHK in Verbindung.

    Was bedeutet Zusatzfragen delegieren?

    Ausbildungsbetriebe können Fragen zur Prüfungsanmeldung an den Prüfungsteilnehmer de- legieren. Diese Fragen müssen dann vom Prüfungsteilnehmer beantwortet werden.

    Bekomme ich eine Bestätigung, wenn die Anmeldung bei der IHK eingegangen ist?

    Ist die Prüfungsanmeldung durch den Ausbildungsbetrieb vorgenommen und durch den Auszubildenden bestätigt worden,
    erhalten sowohl Ausbildungsbetrieb als auch Prüfungsteilnehmer per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Nach Ablauf der Anmeldefrist nimmt die IHK Siegen die Zulassung vor.
    Nach der Zulassung erhalten sowohl der Auszubildende/ die Auszubildende als auch der Ausbildungsbetrieb eine E-Mail über die endgültige Bestätigung der Anmeldung. 
    Die Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen kann bis zu 2 Wochen dauern. 
    Im Online-Portal können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Anmeldung einsehen. 

    Wie lade ich meine Ausbildungsnachweise bei der Prüfungsanmeldung hoch?

    Die Ausbildungsnachweise werden über das IHK Online-Portal geführt.
    Sofern die Nachweise im Azubiportal geführt werden, müssen diese zum Zeitpunkt der Anmeldung vollständig und genehmigt sein. Ist auch nur ein Ausbildungsnachweis dabei, der
    noch nicht genehmigt wurde, ist die Anmeldung nicht möglich. Außerdem darf der letzte Nachweis nicht älter als zwei Wochen sein. 

    Die Ausbildungsnachweise werden nicht über das IHK Online-Portal geführt.
    Sofern die Nachweise nicht über das Azubiportal geführt werden, müssen diese durch den Auzubildenden, die Auszubildende im Rahmen der Prüfungsanmeldung hochgeladen werden. 
    Die Nachweise müssen als eine PDF-Datei hochgeladen werden. Die PDF-Datei darf eine Größe von 30 MB nicht überschreiten. 
    Nutzen Sie hierfür bitte z.B. geeignete Internetseiten, mit denen sich PDF-Dateien zusammenfügen und ggf. komprimieren lassen. 

    Wo sehe ich, ob mein Antrag auf Nachteilsausgleich genehmigt wurde?

    Wenn Sie einen Antrag auf Nachteilsausgleich gestellt haben, wird ein Mitarbeiter/ eine MItarbeiterin des Prüfungswesens der IHK Siegen Kontakt mit Ihnen bzw. Ihrem Ausbildungsbetrieb aufnehmen und  den Nachteilsausgleich persönlich besprechen. 

    Wie bekomme ich eine Ausbildungsbescheinigung?

    Eine Bescheinigung über die Berechtigung welche Ausbildungsberufe Sie als Ausbildungsbetrieb oder als Ausbilder/ Ausbilderin ausbilden dürfen, können Sie im jeweiligen Portal im Menü "Ausbildungsberufe" herunterladen.  

    Wie kann ich beantragen, dass meine Note der Berufsschule auf meinem Abschlusszugnis steht?

    Damit Ihre Abschlussnote der Berufsschule auf Ihrem IHK Prüfungszeugnis steht. Müssen Sie einen Antrag ausfüllen und diesen an onlineportal@siegen.ihk.de senden.
    Den Antrag können Sie hier herunterladen.

    Wie ändere ich meine E-Mail-Adresse?

    Auszubildende haben im Menüpunkt "Profil" den Button "E-Mail-Adresse ändern". 
    Ausbildungsbetriebe, Ausbilder und Prüfer gehen ebenfalls über "Profil" und können die E-Mail-Adresse unter dem Menüpunkt "Zugangsdaten" ändern. 

    Wo muss ich die zeitliche und sachliche Gliederung hochladen?

    Die zeitliche und sachliche Gliederung (Ausbildungsrahmenplan) muss im Rahmen der Vertragserstellung hochgeladen werden, sofern diese bei der IHK Siegen noch nicht vorliegt. 
    Bevor ein Ausbildungsvertrag im Online-Portal an die IHK übermittelt werden kann, verlangt das System die zeitliche und sachliche Gliederung. 

    Wann ist Anmeldeschluss?

    Sofern die IHK die Anmeldung zu einer Prüfung versendet hat, können sowohl der Ausbildungsbetrieb als auch der Auszubildende/ die Auszubildende den Anmeldeschluss im Online-Portal unter dem Menüpunkt "Prüfungen" einsehen.

    Wann endet ein Ausbildungsvertrag?

    Nach § 21 Abs. 2 BBiG endet das Ausbildungsverhältnis mit Bekanntgabe des Ergebnisses der Abschlussprüfung, also am Tag der bestandenen Prüfung.
    Wenn die Abschlussprüfung nicht bestanden wurde, kann der*die Auszubildende Verlängerung bis zur nächsten Prüfung verlangen. Sonst endet der Ausbildungsvertrag mit dem im Vertrag stehenden Enddatum.

    Ich habe mehrere Zugänge zum Portal. Mit welchem Account bin ich gerade angemeldet?

    Nach dem Login haben Sie die Möglichkeit die Maus auf das Symbol zum Abmelden zu bewegen (nicht klicken).
    Sobald die Maus über diesem Symbol ist, wird angezeigt, mit welchem Account Sie gerade angemeldet sind. 

    Bis wann muss ich meinen Antrag, Report oder Dokumentation einreichen?

    Die Information bis wann ein Antrag, ein Report oder eine Dokumentation im Online-Portal eingereicht werden muss, erhalten Sie immer per E-Mail von der IHK Siegen.
    Des Weiteren können Auszubildende die Abgabefristen immer im Azubiportal unter "Ihre Projekte" einsehen. 

    Seiten-ID: 2563
    Artikel teilen Artikel drucken Artikel als PDF

    Seiten-ID2563

    Ansprechpartner

    Dennis Durt

    Tel: 0271 3302-220
    Fax: 0271 3302400
    E-Mail

    Externe Links

    Zum Seitenanfang springen