Durch Handelsabkommen, die die Europäische Union mit anderen Ländern abgeschlossen hat, entfallen für Ursprungswaren Zölle im Empfangsland. Ursprungswaren erhalten diese Vorzugsbehandlung (Präferenz), wenn die zu Grunde liegenden präferenziellen Ursprungsregeln erfüllt sind. Es handelt sich um dieselben Voraussetzungen wie bei der Ausstellung von Lieferantenerklärungen. Dieser präferenzielle Ursprung einer Ware wird, abgesehen von Kleinsendungen, formal mit Präferenznachweisen gegenüber dem Empfangsland dokumentiert. Diese Präferenznachweise werden pro Sendung ausgestellt:

• eine Ursprungserklärung/Erklärung zum Ursprung (EzU) auf einem Handelsdokument abgeben oder
• eine förmliche Warenverkehrsbescheinigung (EUR.1, EUR-MED) über einem Sendungswert von 6.000 Euro durch das Binnenzollamt ausgestellen lassen.

Die förmlichen Warenverkehrsbescheinigungen werden durch die EzU (Erklärung zum Ursprung)  ersetzt, die eigenverantwortlich von dazu berechtigten Unternehmen auf Handelsdokumenten erstellt werden. Berechtigte Unternehmen verfügen über eine Bewilligung als Ermächtigter Ausführer und/oder eine Registrierung als REX. Der Wortlaut der EzU wird durch die Bewilligungsnummer/Registriernummer des Unternehmens ergänzt. Die Bewilligung bzw. Registrierung erfolgt beim zuständigen Hauptzollamt. Die Antragstellung erfolgt über das Bürger- und Geschäftskundenportal.

Die Vorteile der beiden Vereinfachungen sind:

• Das örtliche Zollamt wird nicht mehr für die Erstellung der Warenverkehrsbescheinigungen benötigt. Öffnungszeiten müssen nicht berücksichtigt werden, Wege entfallen.
• Formale Fehler an Dokumenten können nicht entstehen, Warenverkehrsbescheinigungen können nicht verloren gehen.
• In fast allen neueren Abkommen sind Warenverkehrsbescheinigungen nicht mehr möglich. Hier muss das exportierende Unternehmen zwingend über diese Erleichterungen verfügen, um eine Ursprungserklärung für Sendungen ab 6.000 Euro abgeben zu können und somit die Handelsabkommen nutzen zu können.

Die Ermittlung des präferenziellen Ursprungs erfolgt in eigener Verantwortung des Unternehmens. Diese Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die jeweiligen Handelsabkommen legen fest, welche der beiden Erleichterungen anwendbar ist. Der REX ist in den neuen Handelsabkommen enthalten (Kanada, Japan, Vietnam, Vereinigtes Königreich), auch bei der Überarbeitung bestehender Abkommen ersetzt dieser zunehmend den Ermächtigten Ausführer.

Beispiel Singapur: Seit Januar 2023 gilt der REX auch für Lieferungen nach Singapur. In der Praxis bedeutet das: Die Bewilligungsnummer als Ermächtigter Ausführer wird in der EzU entfernt und durch die Registriernummer als REX ersetzt.

Bestehende Bewilligungen/Registrierungen gelten automatisch für neu vereinbarte Abkommen. Eine Übersicht, welche Erleichterung wo gilt, haben wir in unserem Internet-Artikel Übersicht über bestehende Handelsabkommen hinterlegt.

Ermächtigte Ausführer dürfen zum einen Ursprungserklärungen auf der Rechnung (oder anderen Handelsdokumenten) ohne Wertgrenze ausstellen, zum anderen für den Warenverkehr EU-Türkei vorausbehandelte Warenverkehrsbescheinigungen A.TR. verwenden. Im Regelfall wird ein Monatsvorrat durch das Zollamt vorab gestempelt.

Antragstellenden Unternehmen müssen einen Bewilligungsprozess beim Hauptzollamt durchlaufen. Dabei prüft der Zoll, ob die eigenverantwortliche Ermittlung des präferenziellen Ursprungs möglich ist und ob sachkundige Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden sind (Gesamtverantwortlicher Präferenz). Diese Organisation wird mit Hilfe einer Arbeits- und Organisationsanweisung (AuO) dokumentiert. Der Zoll behandelt auf seiner Themenseite Ermächtigter Ausführer zahlreiche Fragestellungen rund um das Thema. Dort ist auch das elektronische Antragsformular 0448a als Voraussetzung für die Bewilligung des Ermächtigten Ausführers hinterlegt. Alternativ kann die Antragstellung über das Bürger- und Geschäftskundenportal des Zolls erfolgen.

Ein Ermächtigter Ausführer muss durch seine innerbetriebliche Organisation sicherstellen, dass die Ursprungseigenschaft zweifelsfrei nachgeprüft und überwacht werden kann. Diese Organisation wird mit Hilfe einer Arbeits- und Organisationsanweisung (AuO) dokumentiert.

In einer Dienstanweisung der Zollverwaltung (VSF Z 4216) werden Mindestanforderungen genannt, die von der AuO erfüllt werden müssen:

• Benennung eines Gesamtverantwortlichen mit Kenntnissen im Präferenzrecht
• Art der unternehmerischen Tätigkeit
• Erfassung der Zulieferung nach Waren mit und ohne Ursprungseigenschaft sowie die Beachtung der körperlich getrennten Lagerung dieser Waren (gegebenenfalls Erleichterung durch Bewilligung der buchmäßigen Trennung möglich)
• Angabe des Ursprungslandes und der jeweiligen Präferenzregelung
• Sicherstellung der innerbetrieblichen Kommunikation
• Anforderung, Prüfung, Archivierung von Lieferantenerklärungen und anderen einschlägigen Dokumenten
• Prüfung der Ursprungseigenschaft (Beispiel für ein Kalkulationsschema bei Wertregeln)
• Verantwortlicher für die Erstellung der Präferenznachweise

Erstellung einer AuO

• Die praktische Schwierigkeit bei der Erstellung einer AuO liegt nach Erfahrung der IHK gelegentlich darin, dass für die Ermittlung des präferenziellen Ursprungs abteilungsübergreifende Prozesse zu definieren sind. Einkauf, Produktion, Vertrieb müssen eingebunden sein. Außerdem ist eine gemeinsame Datenbasis zwingend, ein gemeinsames ERP-System zumindest hilfreich.
• Die AuO dient primär der internen Organisation und erst in zweiter Linie der Dokumentation gegenüber dem Zoll. Eine Darstellung der Prozesse mit Hilfe eines Flussdiagramms erleichtert oft das Verständnis, ebenso die Einbindung des Qualitätsmanagements. Vielleicht bestehen bereits Prozessbeschreibungen, die im Rahmen von Zertifizierungen (unter anderem ISO-Zertifizierungen) erstellt worden sind.
• Die Ermittlung und Dokumentation des präferenziellen Ursprungs verursacht Kosten. Es ist oft sinnvoll, sich zu überlegen, für welche Erzeugnisse, Handelswaren oder Ursprungsländer man gegebenenfalls darauf verzichtet. Bei Wertregeln stellt sich die Frage, wie mit schwankenden Einkaufs- und Verkaufspreisen umgegangen werden soll. Dies sollte in der AuO festgehalten werden, ebenso der Umgang mit Lieferantenerklärungen.

Vor diesem Hintergrund kann es keine allgemeingültige Muster-AuO geben, weil die betrieblichen Voraussetzungen unterschiedlich sind. Die hinterlegten unverbindlichen AuOs sollen Ihnen helfen, alle erforderlichen Aspekte zu berücksichtigen. Eigene Formulierungen sind immer besser.

• Die umfassende Muster-AuO beinhaltet alle Gestaltungsvarianten des Präferenzrechts, auch die komplexen Konstellationen im Rahmen der verschiedenen Kumulationszonen (Pan-Euro-MED/Regionalkonvention und Balkan-Kumulation (SAP)). 
• Die vereinfachte AuO ist dann anwendbar, wenn nur EU-Ursprungsware ohne Kumulation berücksichtigt werden soll. Nicht-EU-Ware wird dann als Drittlandsware behandelt.

Die AuO, die abgegeben wird, muss selbstverständlich den betrieblichen Abläufen entsprechen (oder Sie passen die Abläufe der AuO an, wenn Sie davon überzeugt sind). Die Angaben müssen von den zuständigen Mitarbeitern der Hauptzollämter bei der Bewilligung geprüft werden.

Der REX kann sowohl im Zusammenhang mit Freihandelsabkommen als auch im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Präferenzsystem für Entwicklungsländer genutzt werden. Dabei wird der jeweils in den Abkommen bzw. im APS vorgeschriebene Wortlaut der Ursprungserklärung/Erklärung zum Ursprung um die REX-Nummer ergänzt. Für den REX ist eine Registrierung beim Hauptzollamt erforderlich, die betriebliche Organisation wird zunächst nicht geprüft, es wird auch keine Arbeits- und Organisationsanweisung verlangt. Die Antragstellung erfolgt mit dem Vordruck 0442 oder über das Bürger und Geschäftskundenportal des Zolls. Die größte Schwierigkeit bei der Antragstellung besteht darin, die präferenzberechtigten Waren einschließlich Warennummer aufzuzählen und hier nichts zu vergessen. Es empfiehlt sich eine Zusammenfassung zu Kapiteln. Ein Merkblatt des Zolls informiert umfassend. Gehen Sie davon aus, dass die Einhaltung der Regelungen im laufenden Betrieb durch den Zoll überprüft wird.

Einziger Präferenznachweis ist die Ursprungserklärung auf der Rechnung. Ein Unternehmen, das für eine Sendung ab 6.000 Euro den Zollvorteil nutzen möchte, muss daher Registrierter Ausführer sein:

• Derzeit handelt es sich dabei um folgende Abkommen:
  • Das Abkommen zwischen der EU und Kanada (CETA)
  • Das Abkommen zwischen der EU und Japan
  • Das Abkommen zwischen der EU und Vietnam
  • Das Abkommen zwischen der EU und Singapur (ab 1. Januar 2023)
  • Das Abkommen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich (EU-UK TCA)
  • Das Abkommen zwischen der EU und Südkorea
  • Das Abkommen zwischen der EU und Neuseeland.
  • Das Interim-WPA zwischen der EU und der Elfenbeinküste
  • Das Interim-WPA zwischen der EU und Ghana
  • Das Interim-Wirtschaftspartnerschaftsabkommen zwischen der EU und dem östlichen und südlichen Afrika (ESA)
    (ESA iEPA) aktuell in Anwendung: Komoren, Madagaskar, Mauritius, Seychellen und Simbabwe

Seit 2014 werden die Bewilligungen für alle Drittländer erteilt. Damit sind auch Abkommen, die erst künftig abgeschlossen werden, automatisch von den Bewilligungen erfasst – sofern diese den Ermächtigten Ausführer vorsehen. Damit müssen Bewilligungsinhaber den Länderkreis nicht mehr erweitern lassen. Bereits bestehende Bewilligungen zum Ermächtigten Ausführer werden automatisch umgestellt, wenn beispielsweise vom Bewilligungsinhaber inhaltliche Änderungen der betrieblichen Abläufe mitgeteilt werden. Alternativ kann ein Ermächtigter Ausführer die Umstellung auf alle Drittländer bei seinem zuständigen Hauptzollamt anstoßen.