04.03.2022 / Zu den Aufgaben der Finanzverwaltung gehört die Prüfung, inwieweit Kasseneinnahmen und -ausgaben bei Einzelhandelsgeschäften und Gastronomieunternehmen ordnungsgemäß aufgezeichnet und gebucht werden. Deshalb müssen Betriebe jederzeit mit einer unangekündigten Kassenprüfung rechnen. „Ohne vorherige Ankündigung dürfen die Prüfer die Geschäfte zu den üblichen Öffnungszeiten betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für ihre Besteuerung erheblich sein könnten“, erläuterte Christian Goede-Diedering von der DATEV eG in einer Online-Veranstaltung der IHK Siegen zu diesem Thema.

Bereits seit dem 1. Januar 2020 müssen Kassendaten vor Manipulationsversuchen geschützt werden – und zwar durch den Einsatz einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Nach Ablauf verschiedener Übergansfristen müssen Einzelhändler, Gastronomen und andere bargeldintensive Betriebe nunmehr TSE-Lösungen in ihre Kassensysteme integriert haben. Kassen bewahren nicht nur Bargeld auf, sondern generieren und verarbeiten im Fall von elektronischen Registrierkassen stets auch Daten. Bei jedem Kassenvorgang müssen spezifische einzelfallbezogene Daten aufgezeichnet und für zehn Jahre revisionssicher, also sowohl unveränderbar als auch für die Finanzverwaltung auswertbar, gespeichert werden.

Aber mit der Datenspeicherung durch das System alleine sei es nicht getan, denn auch im Falle einer Prüfung vor Ort sollten die Abläufe geordnet sein, machte der Referent deutlich. „Dem Prüfer ist dabei der Zugriff auf die Kassendaten zu gewähren. Stress und Hektik sind in dieser Situation alles andere als hilfreich. Deshalb sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb auf diese Situation frühzeitig und zielgerichtet vorbereitet werden.“ Zwar handelt es sich bei der Kassennachschau keineswegs um ein Durchsuchungsrecht, aber dem Prüfer steht es frei, die Geschäftsräume zu betreten und zu besichtigen – auch dann, wenn der steuerpflichtige Inhaber selbst nicht vor Ort ist. Er kann zu jeder Zeit einen Kassensturz, also den Soll-Ist-Abgleich, verlangen oder das Kassenpersonal zur Bedienung des Kassensystems befragen. „Misstrauisch sollte man jedoch werden, wenn der vermeintliche Prüfer die Auszählung beim Kassensturz selbst vornehmen möchte. Ein offizieller Amtsträger wird die Beschäftigten immer auffordern, selbst das Bargeld zu zählen. Deshalb ist es in jedem Fall ratsam, sich zu Beginn einen Ausweis vorzeigen zu lassen“, ergänzte der Referent.

Es empfehle sich zudem, die Vorbereitung auf eine Kassennachschau gemeinsam mit dem Kassenpartner und dem Steuerberater durchzuführen. Immerhin seien neben dem Datenzugriff dem Prüfer auch eine Verfahrensdokumentation sowie weitere Unterlagen vorzulegen. In der Verfahrensdokumentation wird aufgezeichnet, wie die Abläufe an der Kasse geregelt und welche technischen Aspekte vorzufinden sind. In seinem Vortrag regte Christian Goede-Diedering an, bewusst Möglichkeiten der Digitalisierung einzubeziehen. So bildeten Kassensysteme sämtliche bargeldbezogenen Geschäftsvorfälle ab. Sie gehören zu den sogenannten Grundaufzeichnungen und werden vom Steuerberater für die Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Jahresabschluss und Steuererklärung genutzt. Diese Prozesse lassen sich durchgängig digital miteinander verbinden. Wer hier optimieren wolle, komme nicht umhin, Schlagworte wie „Schnittstelle“ oder „Automation“ zukünftig mit dem Thema „Kasse“ zu denken, hob Christian Goede-Diedering hervor.

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