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Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Stand: Juni 2011

Diese IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Erläuterungen kann jedoch nicht übernommen werden.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen Ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren.

Das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat zu Gesetzesänderungen geführt, die sich auf von Unternehmen versandte E-Mails beziehen. Seit Beginn des Jahres 2007 sind Unternehmer verpflichtet, in Geschäftsbriefen unabhängig von deren Form bestimmte Geschäftsangaben zu machen. Die Gesetzesänderungen sind für alle eingetragenen Kaufleute relevant.

1. Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbriefe (nach außen gerichtete Mitteilungen) gelten in aller Regel:

Der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird wie z. B. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestellscheine, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw.

Durch Einfügung der Worte "gleichviel welcher Form" in § 37 a Handelsgesetzbuch (HGB), § 80 Aktiengesetz (AktG), § 35 a GmbH-Gesetz (GmbHG) und § 125 a HGB (§ 177 a HGB) stellte der Gesetzgeber zum 1. Januar 2007 klar, dass die Angabepflicht unabhängig von der äußeren Form der Geschäftsbriefe (z. B. E-Mail, Fax, Postkarte, etc.) besteht.

Nicht als Geschäftsbriefe gelten:

  • Der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens,
  • Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u. ä.,
  • alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, z. B. Werbeschriften, Postwurfsenden und Zeitungsanzeigen.

Beachte: Grundsätzlich muss jedes Schriftstück, das geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z. B. nach telefonischer Auftragserteilung).

2. Wer muss welche Pflichtangaben machen?

Einzelkaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind

Gem. § 37 a HGB müssen auf allen Geschäftsbriefen der Einzelkaufleute

  • die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • der Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e. K.", "e. Kfr.", "e. Kfm.",
  • der Ort der Handelsniederlassung,
  • das Registergericht,
  • die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,

angegeben werden.

OHG und KG

Die Geschäftsbriefe der Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) müssen gemäß §§ 125 a und 177 a HGB folgende Angaben enthalten:

  • Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform der Gesellschaft (oHG oder KG),
  • den Sitz der Gesellschaft (z. B. Karlsruhe),
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Mannheim),
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die OHG oder KG) in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRA 10 000).

Aktiengesellschaft (AG)

Gemäß § 80 AktG müssen Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen (auch auf Bestellscheinen) egal welcher Form folgende Angaben machen:

  • Die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG),
  • Sitz der Gesellschaft (z. B. Karlsruhe),
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Mannheim),
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRB 60000),
  • alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Für den Fall, dass sich die Aktiengesellschaft in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (ABC AG i. L.)

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)/Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Gemäß § 35 a GmbHG müssen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen egal welcher Form folgende Angaben machen:

  • Die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform der Gesellschaft z. B. GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt),
  • den Sitz der Gesellschaft (z. B. Karlsruhe),
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Mannheim),
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRB 50000),
  • alle Geschäftsführer, d. h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und dieser hat seinerseits einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Soweit die Gesellschaft einen Beirat oder Verwaltungsrat gebildet hat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt (dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung des Organs an), sind auch in diesem Fall der Zuname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Beiratsvorsitzenden bzw. Verwaltungsratsvorsitzenden anzugeben.

Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, d. h. noch nicht eingezahlten, Einlagen bezeichnet werden.

Gemäß § 71 Abs. 5 GmbHG müssen für den Fall, dass sich die GmbH in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben; hinzukommt, dass auf die Tatsache hingewiesen werden muss, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z. B. XYZ GmbH i.L.)

GmbH & Co. KG, AG & Co. bzw. GmbH & Co. OHG

Gemäß §§ 125 a und 177 a HGB müssen Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um die GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG bzw. AG & Co. KG), auf allen Geschäftsbriefen (z. B. auch Bestellscheinen) egal welcher Form folgende Angaben machen:

  • Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform der Gesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG; AG & Co. KG),
  • den Sitz der Gesellschaft (z. B. Karlsruhe),
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Mannheim),
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die OHG oder KG) in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRA 10 000),
  • die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, d. h. in der Regel der GmbH oder AG, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (z. B. "Komplementärin: XYZ GmbH").

Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft zusätzlich für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschaften gemäß § 35 a GmbHG oder § 80 AktG ihrerseits verpflichtet sind, also:

  • Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform,
  • den Sitz,
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
  • die Namen, sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Vorstandes jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (bei der Aktiengesellschaft in jedem Fall, bei der GmbH dann, wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat).
  • Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stamm- bzw. Grundkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten, Einlagen angegeben werden.

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Für Kleingewerbetreibende, hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, gab es bis Ende März 2009 als zentrale gewerberechtliche Reglung § 15 b Gewerbeordnung (GewO) für die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen. Danach mussten Einzelunternehmer auf allen Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift angeben. Dasselbe galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts, die auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen mussten. Durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz wurde Ende März 2009 § 15 b GewO aufgehoben. Dadurch gibt es zur Zeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden mehr. Nach wie vor ergibt sich aber die Notwendigkeit, die o. g. Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, auch aus anderen rechtlichen Regelungen. So sind zum Beispiel Rechnungen auch Geschäftsbriefe. Auf Rechnungen müssen nach steuerrechtlichen Regelungen nicht nur die o. g. Angaben, sondern auch viele zusätzliche Angaben gemacht werden (siehe hierzu auch IHK-Information „Pflichtangaben für Rechnungen“). Außerdem kann sich die Notwendigkeit der ehemals in § 15 b GewO zentral geregelten Pflichtangaben zum Beispiel auch weiterhin aus dem Wettbewerbsrecht ergeben.

Wir raten Kleingewerbetreibenden deshalb dringend, die bisher in § 15 b GewO geregelten Pflichtangaben auch weiterhin auf ihren Geschäftsbriefen aufzuführen.

3. Welche Folgen können eintreten, wenn Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief fehlen?

Zur Einhaltung der Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen kann das Registergericht durch Zwangsgeld anhalten; das einzelne Zwangsgeld darf zwar einen Betrag von 5.000 EUR nicht übersteigen, kann aber mehrfach festgesetzt werden, wenn der Angabepflicht nicht nachgekommen wird.

Ob die fehlenden Angaben auch einen Wettbewerbsverstoß gemäß § 4 Nr. 11 des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen, wird derzeit diskutiert. Die Wettbewerbszentrale verneint dies. Sie ist der Auffassung, dass es sich bei den Regelungen zwar um Marktverhaltensregeln handelt. Sie geht allerdings nicht davon aus, dass diese geeignet sind, den Wettbewerb nicht nur unerheblich zu beeinträchtigen. Die Wettbewerbszentrale empfiehlt den Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten, um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten und sich vor einem drohenden Zwangsgeld zu schützen.

4. Wie sind die Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief darzustellen?

In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste und die Firma im Briefkopf platziert. Es können selbstverständlich auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern (ggf. E-Mail-Anschrift und Internetanschrift), auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben wird.

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